Capitolo 4: laptop, tablet, controller
Allestimento tecnologico
Le opzioni più comuni per allestire una Sala Conferenza sono due:
- Laptop personale, normalmente al seguito del relatore
- Computer dedicato, installato in maniera permanente nella sala conferenze
Il laptop personale (sistema definito a volte BYOD o Bring Your Own Device), grazie alla alla semplicità plug-and-play delle USB, permettono di sfruttare la massima flessibilità, per configurare riunioni ad hoc in qualsiasi spazio abilitato per i video, con accesso completo a tutte le applicazioni presenti sul proprio laptop.
In alternativa, molte aziende preferiscono la coerenza e la convenienza degli spazi riunione con computer dedicati. In questo caso, tutte le connessioni sono già effettuate e testate, in modo che sia sempre tutto già pronto per la riunione. L’esperienza utente è coerente e uniforme, con tutta l’affidabilità di una soluzione preconfigurata. Nelle sale che dispongono di un computer dedicato è possibile guadagnare una semplicità di utilizzo ancora maggiore installando il pannello di controllo, per gestire le riunioni in maniera più semplice, che può essere installato sopra un tablet.
Posizionamento
La posizione preferenziale per il computer è il tavolo della sala riunioni, se in modalità laptop, oppure sopra o sotto il tavolo, meglio se presso la parete dove si trova lo schermo. Posizionare il computer vicino al display offre il vantaggio di essere vicino all’alimentazione, alla connessione Ethernet e ad altre componenti al quale il computer va collegato.
Indipendentemente dalla posizione selezionata, il computer dovrebbe essere vicino alla videocamera per la connessione tramite cavo USB. In ogni caso, è necessaria una connessione Internet affidabile per poter effettuare videochiamate di buona qualità e, per questo, consigliamo di utilizzare una connessione Ethernet cablata piuttosto che il wireless (Wi-Fi).
Pianificando il posizionamento del computer, considerare le connessioni per controller, i cavi HDMI dello schermo, i cavi USB per videocamera e dispositivo vivavoce, Ethernet e alimentazione. Sono disponibili prolunghe HDMI e USB se i connettori forniti per la videocamera, il dispositivo vivavoce e il controller per riunioni, non siano sufficientemente lunghi.
Controller per Riunioni
Oltre ai componenti base di un sistema di interazone audio e video (monitor, computer e soluzione integrata o combinazione di videocamera, microfoni e altoparlanti), è necessario anche un controller per riunioni.
Il controller può essere cablato o wireless. Per configurazioni con un tablet wireless, valutate il rischio di rimanere senza energia e di avere una fonte di alimentazione, come un dock di ricarica, a disposizione.
Collegamenti
Al livello basilare, è necessario assicurarsi che l’alimentazione sia sempre disponibile per i dispositivi hardware e gli schermi da utilizzare durante le videoconferenze, nonché per il computer.
Fra gli altri collegamenti necessari, sono inclusi i cavi USB tra la videocamera per videoconferenze e i computer, i cavi HDMI tra il computer e gli schermi e una connessione Ethernet per l’accesso a Internet. Già in fase di allestimento, tenete conto della lunghezza dei cavi e della posizione delle prese di alimentazione e di rete per selezionare le opzioni di configurazione per ciascuna stanza, in modo organizzare al meglio la Sala Conferenze.
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