Capitolo 1: lo schermo
Le sale per le videoconferenze, in qualche caso dette Huddle Room, stanno diventando veri e propri strumenti di lavoro, di riunione e di contatto fra collaboratori, fornitori e clienti (e stanno prendendo il posto delle sale riunioni). Volete ottenere il meglio da questo strumento? Cominciate a seguirci.
Schermo singolo o doppio schermo
Le sale di piccole dimensioni possono essere adeguatamente attrezzate con un singolo schermo. Se c’è spazio per uno schermo aggiuntivo, è possibile utilizzarne uno per visualizzare i partecipanti in remoto, mentre l’altro può essere dedicato alla condivisione dei contenuti. Ciò è particolarmente utile in stanze più grandi, per consentire anche alle persone più lontane dagli schermi di vedere facilmente i contenuti condivisi.
Dimensioni dello schermo
Lo schermo dovrebbe essere abbastanza grande da consentire a tutti i partecipanti alla riunione di vedere facilmente i contenuti condivisi. Lo schermo ottimale è in grado di visualizzare sia il feed della videocamera, sia i contenuti video con risoluzione e dimensioni tali da permettere anche di leggere testi, se presenti.
Per determinare la dimensione ottimale, misurate la distanza tra la parete su cui sarà posizionato lo schermo e la postazione più lontana; dividete per 4 il valore misurato e il risultato indicherà l’altezza minima consigliata per lo schermo. Moltiplicando l’altezza dello schermo per 1,8 si otterrà la lunghezza della diagonale dello schermo, il valore standard utilizzato per classificare gli schermi, in genere espresso in pollici (2,54 cm). Naturalmente, uno schermo ancora più grande permette una visibilità maggiore, ma il metodo indicato è affidabile ed è sufficiente agli obiettivi.
Il posizionamento
L’installazione di uno schermo dipende ovviamente dai vincoli legati alla struttura della sala da videoconferenze, ma una scelta comune e ragionevole, per le sale più grandi, è di montare lo schermo su di una parete, per garantire la massima visibilità a tutti i partecipanti.
Se un singolo schermo è montato sulla parete, il centro dello monitor deve essere allineato al centro del muro e al tavolo. Le installazioni a doppio schermo possono essere orizzontali o verticali; per il montaggio orizzontale, posizionare gli schermi in modo che il centro del tavolo sia allineato con lo spazio presente fra i due monitor; per le installazioni verticali, si applicano le stesse regole dello schermo singolo. Anche l’altezza dello schermo dovrà permettere la massima visibilità nel modo ergonomicamente più naturale possibile, ed evitate quindi di collocarlo troppo in alto o troppo in basso.
Relazione fra schermo e telecamera
Quanto installate gli schermi, tenete presente anche la posizione della videocamera. Se lo schermo è posizionato troppo in alto o troppo in basso, la visuale dei partecipanti in remoto a risultare distorta e innaturale quando le persone nella sala guardano verso lo schermo. La posizione ottimale per videocamera e schermo è quella che consente il contatto visivo rilassato e naturale tra tutti i partecipanti alla riunione.
Se l’interlocutore è uno solo, il suo volto dovrebbe essere visualizzato nella parte superiore; per questo, la videocamera montata sopra lo schermo produrrà un’esperienza più naturale. Se la videoconferenza coinvolge un gruppo di persone, i partecipanti tenderanno ad occupare la maggior parte o la totalità dello schermo; in questo caso il montaggio della videocamera sopra o sotto lo schermo produrrà approssimativamente la stessa esperienza. In ogni caso, la videocamera dovrà essere il più possibile all’altezza degli occhi. Questa altezza dipende dai posti a sedere disponibili nella sala, per le sedute standard corrisponde in media a 115-130 cm. Perciò, se si monta la videocamera sotto lo schermo, occorrerà tenere presente che quest’ultimo dovrà essere sollevato. Il posizionamento ideale per ciascuna stanza dipende dagli scopi e dal gusto dell’utente. Quando si monta la videocamera sopra lo schermo, la parte inferiore dello schermo deve essere il più possibile al livello della superficie del tavolo. Nella maggior parte dei casi, l’altezza dei tavoli per sale conferenze standard è di circa 75 cm. Ciò significa che in genere la videocamera si trova al di sopra dell’altezza degli occhi, ma l’esperienza può comunque essere soddisfacente.
Carrelli per schermi
L’utilizzo di carrelli per schermi è spesso una soluzione pratica e flessibile in molti contest dove sia impossibile o poco pratico installare in modo permanente schermi o attrezzature. Il carrello permette inoltre di trasportare agevolmente un sistema completo da un ambiente all’altro, senza bisogno di connessioni esterne oltre al cavo di alimentazione e al connettore di rete. Il carrello dovrebbe essere robusto, stabile e funzionale anche per la gestione dei cavi, con staffe opzionali per videocamere, computer, altoparlanti, controller per riunioni, prese di corrente multiple e altri accessori, come dispositivi per fissare l’attrezzatura al carrello, cassetti e sportelli con lucchetto.
Se dovete muovere spesso il carrello, tenete conto anche della qualità della struttura e delle rotelle. Calcolate infine che, installando diversi componenti, si produce molto calore durante il funzionamento ed è necessario assicurarsi che ci sia un’adeguata ventilazione attorno al carrello.
Impostazioni
Le impostazioni dello schermo determinano importanti caratteristiche di visualizzazione, incluse risoluzione, saturazione, luminosità e contrasto. Le impostazioni dovrebbero essere regolate durante l’installazione e revisionate prima di avviare le videoconferenze. In genere, gli schermi presentano molte impostazioni predefinite di video e audio che servono a ottimizzare l’esperienza della visione televisiva. Per cambiare le prestazioni audio e video in base alle esigenze della tua sala da videoconferenze, è necessario disabilitare queste impostazioni o, se non è possibile, selezionare almeno il livello più basso. Se è presente un’impostazione video denominata “Modalità Gioco”, questa garantisce in genere le migliori prestazioni video con la minima elaborazione.
Schermi interattivi
Gli schermi interattivi sono dotati della funzione touchscreen e consentono agli utenti di digitalizzare e salvare appunti, illustrazioni e altri contenuti multimediali ottimizzando la collaborazione in tempo reale, soprattutto nel caso di brainstorming. Uno schermo interattivo con abilitazione video può essere utilizzato sia per la collaborazione in sala sia per quella in remoto.
Questi schermi possono essere integrati con le lavagne digitali; sono supportati da diverse piattaforme per videoconferenze basate su cloud per consentire anche di prendere appunti e condividere contenuti in tempo reale.
Vuoi saperne di più?
Leggi anche: La Sala Videoconferenze perfetta: La videocamera
