Il telefono è un inseparabile strumento di lavoro: sostiene i nostri rapporti professionali, ci segue fuori dall’ufficio e, talvolta, ci “perseguita” anche in vacanza. Riceviamo decine di telefonate ogni giorno tanto che, spesso, rispondiamo in tono automatico, senza prestare troppa attenzione alle parole.
Ma non bisogna dimenticare l’importanza di una buona comunicazione anche quando il nostro interlocutore non è fisicamente di fronte a noi. Partendo dal primo assioma della comunicazione – secondo il quale “non si può non comunicare” – allora è opportuno farlo in modo professionale, evitando questi cinque comportamenti:
1 – Non presentarsi. Soprattutto per le chiamate che facciamo verso l’esterno, l’autopresentazione è il nostro biglietto da visita, quello che ci permette di catturare l’attenzione di chi ci ascolta. Un saluto, il proprio nome e ruolo aziendale, insieme al motivo della chiamata, sono indispensabili per fare una buona prima impressione al telefono.
2 – Urlare. Va bene tenere un volume alto di voce per coprire i rumori di sottofondo, in modo da essere sentiti dall’altra parte dell’apparecchio, ma non bisogna mai eccedere. In molti casi, è preferibile riprendere la chiamata in un luogo più silenzioso o rinviarla a un momento successivo. Un tono di voce troppo alto, inoltre, può essere il segnale di un carattere aggressivo o irascibile, oltre che dell’umore di quel preciso momento.
3 – Non parlare con altre persone presenti. È una situazione tipica: siamo al telefono ed entra nel nostro ufficio un collega che ci chiede qualcosa. Che fare? Semplice: non interrompere la conversazione telefonica per intavolarne una nuova con il nostro collega (che, educatamente, dovrebbe attendere la fine della telefonata per rivolgerci la sua domanda).
4 – Non avvisare se siamo in vivavoce. Ci sono tempi e luoghi corretti per utilizzare il vivavoce ma, soprattutto, c’è bisogno del consenso dell’altra parte che potrebbe non voler condividere involontariamente le informazioni della chiamata con altre persone che siano è presente nel nostro ufficio, che devono quindi essere espressamente coinvolte.
5 – Dare informazioni personali sui colleghi. Quando rispondiamo al posto di un collega assente (e sempre dopo aver seguito le 4 regole precedenti), è sufficiente pronunciare un semplice “al momento non è in ufficio” senza perdersi in spiegazioni sui motivi per i quali il collega non è al suo posto. È bene ricordare che ogni parola fuori posto o informazione non richiesta potrebbe mettere in cattiva luce il nostro collega.
Infine, la regola aurea della buona educazione: salutare sempre sia all’inizio che alla fine di una telefonata.
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