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A qualcuno sembra facile fare il “lavoro agile”. Ingredienti: prendi un collaboratore, lascialo a casa, magari col suo pc, aggiungi una connessione internet, magari quella sua di casa, e il gioco è fatto.  

Non ci siamo. Mancano ancora diversi ingredienti fondamentali. Comincia a farti qualche domanda e, se riesci a rispondere positivamente a tutte, puoi davvero mandare i tuoi collaboratori a casa e cominciare a lavorare in modo “agile”.

Ma passiamo subito alle domande. 

  1. Sai capire quali dei tuoi collaboratori possano svolgere attività lavorativa da remoto? 

Ci sono situazioni ovvie (come gli operai in fabbrica o i lavoratori edili) e altre meno ovvie dove non è praticamente possibile lavorare da casa. Comincia magari a suddividere i tuoi collaboratori per team e analizza se possano lavorare in remoto e magari valuta anche per quanto tempo. Potresti scaglionare il lavoro remoto in giorni e non continuativamente. Individuato i team e la tempistica, puoi costruire una scaletta e un possibile calendario di suddivisione del lavoro. 

  1. Hai a disposizione strumenti di comunicazione adatti al lavora da remoto e al lavoro in team? 

La comunicazione dei team è importante sia internamente, per organizzare il lavoro, i processi e i progetti, ma anche in termini di relazione con i clienti e le modalità di gestione. Questo porta anche a valutare i processi interni della gestione della comunicazione. Inoltre, il tuo team deve lavorare con strumenti condivisi, possibilità di comunicare, chattare, vedersi, condividere dati, ecc. Esistono applicazioni per il lavoro di gruppo, per la gestione di progetti, per la comunicazione  e per mille altre attività di gruppi. Se sbagli le applicazioni, rischi di perdere tempo prezioso. Meglio utilizzare poche applicazioni, una o due ma affidabili, che ti permettano di gestire il tutto, e che magari interagiscano con altre applicazioni aziendali. 

  1. Sei in grado di valutare la produttività dei collaboratori in remoto? 

Qui la cosa si complica. Vanno definiti, per ogni team, specifici trigger e parametri misurabili che indichino la produttività. Ad esempio per l’amministrazione,  questi indicatori saranno la gestione delle scadenze, dei pagamenti, degli insoluti, degli incassi, ecc. Per chi risponde al telefono, l’indicatore sarà un report sulle chiamate in ingresso, i tempi di risposta, o clienti in coda e cose del genere. In questo modo, puoi sempre misurare tutto e avere sotto controllo i team di lavoro, indipendentemente, da dove lavorano e da quante ore lavorano. 

  1. Ma lo Smart Working mi permette anche di risparmiare? 

Se ci pensi bene, ci sono varie tipologie di risparmio. Potresti ripensare all’ambiente lavorativo trasformandolo in un co-working, dove lo spazio utilizzato è minore, risparmiando nei costi di affitto. Spenderai meno anche in termini di energia elettrica e consumi. Probabilmente potresti risparmiare rimborsi mensa o altri buoni pasto. Tutti questi soldi risparmiati potrebbero essere usati per incentivare i tuoi collaboratori, incrementando la produttività. L’ideale sarebbe fare un conto dei risparmi sulla base dei team e la calendarizzazione del lavoro agile. 

  1. Cosa ne pensano i tuoi collaboratori dello Smart Working? 

Prima di partire il “Lavoro Agile”, dovresti anche fare dei sondaggi fra i tuoi collaboratori e i tuoi team, per capire se sono aperti a questa nuova modalità. Le ricerche affermano che i dipendenti in Smart Working sono più soddisfatti e produttivi, ma è sempre meglio fare delle prove. Dopo qualche giorno che l’esperimento a distanza è iniziato, chiedi ai tuoi collaboratori se vogliono tornare in ufficio e annotati le percentuali di risposta negative. 

  1. Cosa succederà ai miei clienti? 

Lo smart può influenzare il rapporto con i tuoi clienti? Il tuo servizio di assistenza cliente deve avere tutti gli strumenti necessari per soddisfare le richieste della clientela come se fosse in ufficio. Devi comprendere come cambierà la modalità di svolgimento del lavoro per i tuoi clienti, una volta gestiti all’interno del sistema dello Smart Working, valutare e, nel caso, correggere le procedure previste. 

Ok, adesso hai risposto a tutte le domande ti senti pronto per iniziare a introdurre il lavoro agile. 

Manca ancora un ultimo tassello e forse il più importante: la tecnologia delle telecomunicazioni! Devi verificare che la tua infrastruttura non collassi con questo cambiamento. I collaboratori a casa che devono fare una stampa attraverso il gestionale aziendale, non posso aspettare tre ere geologiche perché la connessione a internet in ufficio è in crisi dai tanti collegamenti in corso. È necessario valutare la funzionalità delle connessioni a internet in ufficio e a casa, i server e i collegamenti remoti e tante altre cose.  

Per fortuna, in questo caso, la soluzione è facile (e “smart”): ti basta chiamare un consulente GlobalNet e iniziare a portare la vera digitalizzazione nella tua azienda. 

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